Online-Zugriff des Personalrats auf Zeiterfassungsdaten
Zwischen Dienststelle und Personalrat kann es zu Konflikten kommen, wenn die Unterrichtung des Personalrats unter namentlicher Nennung von Beschäftigten im Raum steht. Im Berichtszeitraum musste sich der LfDI mit der Frage beschäftigen, ob der Personalrat auf die Daten der elektronischen Zeiterfassung zugreifen darf.
Datenschutzrechtlich handelt es sich bei Datenweitergaben innerhalb einer verantwortlichen Stelle um eine Nutzung, deren Zulässigkeit sich nach §§ 31 Abs. 1, 13 LDSG beurteilt. Hiernach ist die Weitergabe personenbezogener Personaldaten an den Personalrat zulässig, wenn dies entweder eine Rechtsvorschrift ausdrücklich vorsieht oder zur Aufgabenerfüllung des Personalrats erforderlich ist.
Das Landespersonalvertretungsgesetz selbst enthält keine Verpflichtung der Dienststelle, dem Personalrat personenbezogene Daten in Bezug auf die elektronische Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Es kommt daher entscheidend darauf an, ob die Weitergabe mit dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Erforderlichkeit zu vereinbaren ist. Die Anwendung des Erforderlichkeitsgrundsatzes beinhaltet eine Prüfung dahingehend, ob es für die Aufgabenerfüllung der Personalvertretung ausreichend ist, lediglich anonymisierte bzw. pseudonymisierte Daten zu erhalten. Wenn diese Frage zu bejahen ist, scheidet die Weitergabe personenbezogener Mitarbeiterdaten aus.
Das Bundesverwaltungsgericht hat die Frage, ob der Personalrat verlangen kann, dass ihm die in der elektronischen Arbeitszeiterfassung gespeicherten Daten unter Namensnennung der Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, konsequent nach dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Erforderlichkeit entschieden (Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts vom 19. März 2014, Az. 6 P 1/13):
Die Auflistung anonymisierter Daten zur Kontrolle der Arbeitszeiten – so das Bundesverwaltungsgericht – sei für den Personalrat ausreichend; eines eigenen unmittelbaren Zugriffs auf die Datenbank bedürfe es daher nicht.
Wörtlich führt das Bundesverwaltungsgericht hierzu aus:
„Den vorstehenden Ausführungen ist zu entnehmen, dass der Auskunftsanspruch des Antragstellers zunächst auf die Überlassung der Arbeitszeitlisten ohne Namensnennung beschränkt ist. Dies entspricht dem Grundsatz der Erforderlichkeit nach § 68 Abs. 2 Satz 1 und 2 BPersVG. Damit wird zugleich dem Grundrecht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung Rechnung getragen (vgl. Beschluss vom 4. September 2012 a.a.O. Rn. 28). Zwar sind die Angaben über die Arbeitszeiten der Beschäftigten sowie die dabei zu bewertenden Fallgestaltungen (Dienstreisen, Urlaub, Gleittage) grundsätzlich nicht als sensibel einzustufen. Doch verbietet es der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass der Personalrat diese Angaben einer bestimmten Person zuordnen kann, ohne dass dies für die Wahrnehmung seiner Kontrollaufgabe erforderlich ist. Hinzu kommt, dass aus den Arbeitszeitlisten auch die Fehlzeiten wegen Erkrankung ersichtlich sind (vgl. Nr. 3.5 Satz 1 und Nr. 4.6.1 Satz 4 DV). Diese Angaben sind in besonderer Weise schützenswert (vgl. § 3 Abs. 9 BDSG).
Aus alledem ergibt sich, dass die Überwachungsaufgabe des Antragstellers wegen der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Bestimmungen in einem zweistufigen Verfahren stattfindet. Auf der ersten Stufe muss sich der Antragsteller mit der Vorlage anonymisierter Arbeitszeitlisten begnügen. Soweit die Überprüfung der Listen Unstimmigkeiten zu erkennen gibt, hat der Antragsteller auf einer zweiten Stufe Anspruch auf Erläuterungen, welche auch zur Aufdeckung der Identität des betroffenen Beschäftigten führen kann, wenn anders eine Klärung der Angelegenheit nicht möglich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Listen Hinweise auf besondere Fallgestaltungen enthalten, welche ein Tätigwerden des Antragstellers zum Schutz des betroffenen Beschäftigten gebieten.“